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Rechtliche Grundlage für die Erhebung von Kopierabgaben ist das Urheberrechtsgesetz. Es erlaubt das private Kopieren von urheberrechtlich geschützten Werken und fordert im Gegenzug eine Vergütungszahlung an deren Urheber. Dabei unterscheidet man grundsätzlich zwei Arten von Abgaben: Vergütungen für Vervielfältigungen im Rahmen der Bild- und Tonaufzeichnung – also für kopierte Musik-CDs oder Film-DVDs – und Vergütungen im Rahmen der Ablichtung – klassisches Beispiel ist hier die Fotokopie.
Die Vergütungen für Bild- und Tonaufzeichnungen bezahlen die Hersteller, Importeure und Händler von Geräten und Leermedien, die zum Vervielfältigen von urheberrechtlich geschützten Werken genutzt werden, also etwa Brenner oder CD-Rohlinge. Die zur Kopierabgabe verpflichteten Hersteller geben die anfallenden Kosten an die Endkunden und -kundinnen weiter, indem sie die Kaufpreise für Kopiergeräte und -medien entsprechend erhöhen. Die Fotokopierabgabe trifft neben den Herstellern, Importeuren und Händlern der Geräte auch diejenigen, die Fotokopierer aufstellen oder zur Nutzung bereithalten, wie zum Beispiel Universitäten oder Copyshops. Auch sie geben die zusätzlichen Kosten an die Endnutzer weiter.
Macht man also eine Fotokopie in einer Bibliothek, einem Copyshop oder der Hochschule, führt der Aufsteller des Gerätes einen Anteil der hierdurch erzielten Einnahmen – ungefähr ein Cent pro A4-Kopie – an die Verwertungsgesellschaften ab. Diese schütten die Vergütung dann wiederum an die Urheber und Rechteinhaber aus.
Verwertungsgesellschaften sind Einrichtungen, die Urheberrechte oder verwandte Schutzrechte treuhänderisch für die Urheber – oder die Inhaber sogenannter verwandter Schutzrechte – zur gemeinsamen Auswertung wahrnehmen. Sie sind private Institutionen, stehen aber unter staatlicher Aufsicht durch das Deutsche Patentund Markenamt (DPMA). Die Rechte und Pflichten der Verwertungsgesellschaften sind im Urheberrechtswahrnehmungsgesetz im Einzelnen geregelt.
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